Alt du skal vide om eventplanlægning

Hvad enten det er første gang, du har med planlægning af events at gøre, eller du er en mester-organisator, så er det et enormt arbejde for en enkelt person. Især hvis man har andre ansvarsområder, der også skal opfyldes.

For at hjælpe dig med at opnå en effektiv eventplanlægning, kan der benyttes applikationer eller online værktøjer til netop dette formål. Er dit behov for professionel og detaljeorienteret eventplanlægning et must, så findes der også noget for dig.

Hvilke funktionaliteter har en god eventplanlægnings-app?

Som hovedregel er en simpel og brugervenlig grænseflade en nødvendighed, da for mange effekter eller andre visuelle hjælpemidler kan have modsat effekt. Funktionaliteten og udseendet afspejler firmaet bag applikationen, og hvor meget arbejde de har lagt i deres produkt. En tommelfingerregel at huske på er, at jo færre spørgsmål du har til benyttelsen af en app, des bedre er den udviklet. Et rodet produkt er tegn på manglende indsigt i målgruppen og dens behov, mens en gennemtænkt løsning ikke tester din tålmodighed og virker naturlig at anvende.

Som udgangspunkt vil et værktøj til eventplanlægning have:

  • God kommunikation mellem deltagere og planlæggere af begivenhederne. Dette kan f.eks. være chatsystemer, notifikationer om ændringer mm.
  • Overskuelig opsætning. Dette indebærer både graden af lethed, brugerne har, når de anvender applikationen, men også om de nødvendige funktioner er der.
  • Invitationer der kan skræddersyes af planlæggeren og sendes ud til deltagerne.
  • God og hurtig support til at afhjælpe spørgsmål og fejl.

Hvor meget kræver det af dig at bruge?

Den eneste opgave, der kan tage tid at udføre, er den første opsætning af et event. Ligesom at lære at cykle, skal man først give det et par forsøg, inden man kan tage på tohjulet rundfart. Derefter glemmer du aldrig, hvordan du gør, det helt samme er tilfældet, når det kommer til anvendelsen af en app til eventplanlægning. Forskellen ligger i, at hvor du før skulle begynde forfra hver gang, så kan du nu vende tilbage og finjustere dine valg. Hvor eventplanlægning før kunne være en hovedpine, kan det nu klares på samme tid, det tager at drikke sin kaffe færdig.